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Was sind eigentlich die Aufgaben eines Hochzeitsplaners ?

Wie sieht der Job eines Hochzeitsplaners aus und warum lohnt es sich, jemanden zu engagieren?

Manchmal denken die Brautpaare, man kann eine Hochzeit auch ganz rasch alleine planen. Mit ein paar Anrufen hat man schnell eine Location, ein paar Blümchen und auch einen Fotografen engagiert. Jemand aus der Familie spielt ein Musikinstrument und schon ist alles fertig.

Nach einigen Wochen oder Monaten aber wird man merken, dass eben nicht nur ein Anruf bei der Location reicht, um das gesamte Set-up, das Menü, den Tagesablauf, die Deko zu regeln. Saisonalitäten sind zu beachten, welche Plätze innerhalb der Hochzeits-Location wurden angemietet, was ist in dem Hochzeits-Menü enthalten und was nicht ? Wo dürfen die Dinnertische aufgestellt werden, wie sieht die Sitzordnung aus ? Gibt es Unverträglichkeiten bei den Hochzeitsgästen ? Wie kann das Restaurant damit umgehen ? Besser man bestellt auch ein Extra-Menü für die Kids.

Weine und Getränke sind zu bestimmen. Soll ein Willkommensdrink gereicht werden ? Oder bei sonnigem Wetter doch besser nur aromatisiertes Wasser vorab. Und was genau ist ein bei Hochzeiten üblicher Harvest Table?

Kann die Trauzeremonie überhaupt direkt dort stattfinden ? Wer wird die Stühle dazu liefern ? Kann man auf dem Rasen oder im Sand einen Traubogen aufbauen ? Wird Schatten benötigt ? Achtung, hier sind grosse Sonnenschirme oft im Weg des Fotografen, also lieber kleine japanische Schirme organisieren.

Ist denn der Fotograf rechtzeitig da ? Weiss er/sie, was zu fotografieren ist ? Eventuell gibt es ein paar Sonderwünsche ? Was passiert, wenn man die gebuchte Zeit des Fotografen überschreitet ? Extra-Honorar oder ist Flexibilität im Vertrag vorhanden ?

Wer wird die Deko aufbauen, wer stellt die Tischkarten und Menüs auf ?

Sind denn auch alle anderen Dienstleister schon eingetroffen ? Haben die Musiker Stromversorgung ? Und Schatten für die Instrumente ? Welcher exakte Platz ist für den DJ vorgesehen. Wichtig ist in der Nähe der Bar. Ist dieser mit dem Hochzeitstanz einsatzbereit ?

Dies sind nur ein paar der Fragen, die mir spontan zum Thema Hochzeitsplanung einfallen.

Und genau diese sind ein Teil der vielen kleinen Details, die man besser „von aussen“ betrachtet. Also nicht die Trauzeugin, die sowieso schon lauter Aufgaben hat. Oder der Bestman, der den Bräutigam seelisch unterstützen soll. Sondern jemand, der die gesamte Hochzeits-Organisation begleitet hat, alle Adressen und Ansprechpartner im Kopf oder auf dem Papier zusammen gestellt hat. Der alle organisierten Programmpunkte kennt und diese nun überwacht, dirigiert, korrigiert und immer im Auge behält, ohne abgelenkt zu sein.

Für das Brautpaar bedeutet die Präsenz des Hochzeitsplaners, in Ruhe die Hochzeit und die Gäste geniessen zu können. Sich nur auf den Spass und die freudigen Emotionen zu konzentrieren. Und auch die Gäste sind erleichtert, wenn es zu allen ihren Fragen immer einen Ansprechpartner gibt und sie nicht jedes Mal zur Braut laufen müssen.

Aus nunmehr 25 Jahren als Hochzeitsplaner ist dies meine grösste und wichtigste Beobachtung. Als Experte nehmen wir den Druck vom Brautpaar und sie können leichten Herzens in ihren grossen Tag hinein gehen.

Noch viel wichtiger ist ein Hochzeitsplaner vor Ort, wenn eine Trauung im Ausland gewünscht ist. Da ist der erfahrene Ansprechpartner Gold wert. Denn er kennt sich in den Gepflogenheiten des Landes aus. Kann auf vieles hinweisen, was beachtet werden soll, wenn man mit seinen eigenen Ideen in ein anderes Land kommt. Wo liegen die Besonderheiten, was sind Traditionen und wie kann man landestypisches auch sehr schön und stimmungsvoll in die Hochzeit einbauen ?

Ganz generell ist in den Fällen einer Auslands-Hochzeit die Begleitung der Bürokratie für legale oder kirchliche Hochzeiten ratsam. Sodass hier kein Dokument vergessen wird und man über die bürokratischen Vorgaben präzise und rechtzeitig informiert wird.

Es ist wirklich wertvoll, einen deutschen und deutsch-sprechenden Partner vor Ort zu haben. Der einerseits Hochzeits-Experte ist und andererseits die Besonderheiten des Landes sehr gut kennt. Hier bin ich also, Britta, gebürtige Hamburgerin und lebe und arbeite nun seit vielen Jahren sehr glücklich in Kapstadt, Südafrika.

Nun freue ich mich auf viele Anfragen zum Thema Heiraten in Kapstadt.

Sonnige Grüsse von Britta, Creative Wedding South Africa